Miért hasznos az irodahasználat elemzése tervezés előtt és mi az aktualitása a Covid utáni átrendeződés során?

Iroda 2021-09-09

Az irodaterek auditálását nem törvényi megfelelőség miatt javasolt időről időre elvégezni, hanem a hatékony munkavégzési körülmények folyamatos biztosítása érdekében. A megváltozott piaci környezet hatására átalakuló szervezetek és az újonnan kialakuló működési formák, munkamódszerek a korábbiaktól eltérő irodatereket igényelnek. Az ehhez való rugalmas alkalmazkodást segíti elő az irodai munkakörnyezetet vizsgáló elemzés legyen szó akár már meglévő, vagy a jövőben kialakításra kerülő irodáról.

A sikeres irodatervezési projektek fontos kritériuma a leendő felhasználó elvárásainak való minél pontosabb megfelelés. Ennek feltérképezését segíti az irodai szemléletű munkakörnyezet elemzés, aminek Magyarországon még nincs nagy hagyománya. Az erre szakosodott ReSearch Consultancy projekttapasztalatai azt igazolják, hogy megtérül a belefektetett idő és energia. Hiszen minden sikeres tervezési projekt alapja a megfelelő előkészítés, és ez az, amit a tervezőkből, elemzőkből, szervezetfejlesztési tanácsadóból álló szakértői ReSearch csapat nyújt az ügyfeleinek: Egy olyan vizsgálatot, ami segíti egy új irodakoncepció kialakítását vagy a meglévő iroda optimalizálást. Az analízis birtokában a leendő tervező és belsőépítész pedig pontosan és cégre szabottan tudja megtervezni az iroda valós igényeken alapuló ideális elrendezését, látványterveit.

Az irodahasználat elemzés nem csak az adott szervezetre szabhatóságot biztosítja, hanem…

A rendelkezésre álló terek kihasználását is hatékonyabbá teszi. A vizsgálat során ugyanis irodai funkciókban gondolkodnak a tervező tanácsadók. Azaz nem a munkaállomások pontos helyére és elrendezésére tesznek javaslatot, hanem – miután megismerték a munkafolyamatokat, a fizikális terület lehetőségeit, a szervezeti kultúrát – az egyes irodai funkciók (pl.: csendes munkavégzés, kollaboráció, ügyfélfogadás, étkezés) ideális helyszíneire és kialakításukra. Az így elkészült „sematikus” alaprajzok a funkciósémák, amin előre láthatja a megrendelő, hogy hol mi történik majd az irodában, hol mekkora lesz a forgalom, az egyes irodai funkciók mekkora területet kapnak.

Változásmenedzsment alapszabálya: érintettek bevonása, megnyerése

Egy irodaköltözési vagy -átalakítási projekt egyúttal egy olyan szervezeti változás, ahol érdemes változásmenedzsment ismereteket is alkalmazni. A ReSearch elemzési módszertanának része a vezetői interjúk, illetve a nagylétszámú munkavállalói kérdőíves adatgyűjtés. Ennek segítségével nemcsak az adott szervezetet lehet alaposabban megismerni, de az érintetteket is könnyebb együttműködővé tenni az átalakulás során. Emellett azt se felejtsük el, hogy az iroda és az általa nyújtott előnyök (technikai felszerelések, élmények, szolgáltatások) pedig egy fontos tényezővé váltak az elmúlt hónapokban home officra kényszerülő munkatársak irodákba való visszacsábítására.

Megváltozott irodahasználati szokások: ahány ház…

Jelenleg sok gyakorlatot hallani az őszi új munkarenddel kapcsolatban. Az irodahasználati elemzésre szakosodott tanácsadó cég tavasszal végzett felmérése alapján is látszik, hogy vannak ugyan fő tendenciák – mint például, hogy az irodai munkavégzés esetében a kollaboratív tevékenységek kapnak nagyobb hangsúlyt – de az is egyértelműen látszik, hogy „ahány ház, annyi szokás”. Pontosabban ahány iparág, tevékenységi kör, szervezeti kultúra…, annyi egyedi irodakoncepciót igényelnek az egyes szervezetek. Ezen egyediségek feltérképezésében segít egy irodahasználati elemzés.

Érezhető némi kivárás még a piacon, de a Covid utáni „új munkarendes” időszak első tapasztalataival célszerű egy irodahasználati elemzést alkalmazva rátekinteni arra, hogy a jelenlegi iroda miben támogatja és miben hátráltatja az új működési formát.

Partnereink