10+1 hiba, amit ne kövessen el hibrid iroda tervezésénél

Innováció 2021-07-06

Az irodák újranyitása összetett feladat, hiszen az elmúlt több mint egy évben rengeteg változás történt a munka világában. A hibrid, vagyis irodai és otthoni munkavégzés tartósan beépült a mindennapokba, ezért az irodatereket is ehhez a megváltozott felhasználáshoz kell igazítani. Most lássuk a Streamnet Zrt. listáját a 10+1 hibáról, amit ne kövessen el hibrid iroda tervezésénél!

Egyre több vállalat vezetője tapasztalhatja, hogy az irodai tárgyalók és kollaborációs terek fejlesztése nélkül a hibrid munkavégzés nem megvalósítható. A pandémia előtt jól működő irodaterek az új felhasználói igényeket már nem tudják kiszolgálni.

Hogyan lehet felkészülni a megváltozott körülményekre és milyen hibákat érdemes elkerülni a hibrid iroda kollaborációs tereinek kialakításánál? Íme a Streamnet Zrt. listája a 10+1 hibáról, amit ne kövessen el hibrid iroda tervezésénél:

1. Szervezeten belüli együttműködési szokások felmérése elmarad

A tervezés első és legfontosabb lépése, hogy tiszta képet kapjunk a vállalaton belüli együttműködés szokásairól, sajátosságairól és a meglévő rendszerek használatáról. Hogyan  dolgoznak most a kollégák és mi segítené őket a még hatékonyabb munkavégzésben?

2. A hálózati feltételek hiányoznak

Gyakran előfordul, hogy a meglévő hálózatot a korábbi forgalomhoz tervezték, ami már nem tudja a megnövekedett adatforgalmat kiszolgálni.

3. Nem megfelelő videokonferencia platform használata

Vannak lakossági és vannak üzleti ügyfelek számára készült platformok, amik a különböző felhasználási igények miatt eltérő funkciókkal és biztonsági követelményekkel rendelkeznek. A legelterjedtebb videokonferencia platformok a Microsoft Teams és a Cisco Webex, amik a leginkább megfelelnek a vállalaton belüli kapcsolattartás és csoportmunka támogatásnak.

4. Irodatér fizikai adottságait nem veszik figyelembe

A tárgyaló termek, kollaborációs terek kialakításánál az áramforrás megléte csak egy szempont a sok közül. A tér fizikai adottságainak - akusztikájának és fényviszonyának – figyelembevételével kialakított helyiségek sokkal jobb minőségű kép- és hangátvitelre képesek a videokonferencia hívásokban, javítva ezzel az együttműködést.

5. Professzionális eszközök hiánya

A hirtelen jelentkező igények miatt gyakran előfordul, hogy a vállalatok lakossági felhasználásra szánt termékekkel - kamerával, mikrofonnal, kijelzőkkel vagy tv-vel - próbálják helyettesíteni a professzionális videokonferencia eszközöket. Ezek azonban nem tudnak minden elvárt funkciót biztosítani, a megnövekedett üzemidő miatt ezen termékek esetében pedig rövidebb élettartammal kell számolni.

6. Házon belüli megoldások alkalmazása

A professzionális eszközök kiválasztása, beállítása, összehangolása szakértelmet igényel, ezért érdemes szakemberre bízni a tervezést és kivitelezést. A nem megfelelően kialakított rendszer akadozik, nem hatékony és végső soron nem segíti a vállalati együttműködést.

7. Tartalommegosztás nem megoldott

A közös munka akkor a leghatékonyabb, ha a megbeszélésen részt vevők nemcsak láthatják, de akár szerkeszthetik is egymás tartalmait. Ezeken kívül a digitális whiteboard-ok, dokumentum kamerák használata is egyre elterjedtebb, amik új szintre emelik az együttműködést. Ezek azok a funkciók, amik professzionális eszközök nélkül nem, vagy csak nehezen lennének megvalósíthatók.

8. Nem felhasználóbarát végeredmény

A korábbi pontokban említett tervezési vagy megvalósítási okok miatt a tárgyalóban üzembe helyezett rendszerek használata nehézkes lehet, hiányozhatnak olyan funkciók, amik a kollégák munkavégzését segítenék, ezért értékes perceket töltenek azzal, hogy maguk oldják meg ezeket a hiányosságokat.

9. Adatbiztonsági szempontok nem érvényesülnek

Vállalaton belüli érzékeny adatok megosztása, közvetítése a megfelelő biztonsági követelményekkel rendelkező videokonferencia platformokkal és a professzionális eszközökkel biztosítható a legjobban.

10. Üzembiztonság nem megoldott

A tárgyalókba telepített videokonferencia rendszerek a munkavégzés alapvető eszközévé válnak, ezért annak érdekében, hogy esetleges meghibásodásuk ne okozzon fennakadást a napi működésben, a telepített rendszerekhez érdemes felügyeleti szolgáltatásokat igénybe venni: igény szerinti helyszíni jelenlétet, meghibásodás esetén csereszközt, szintidőn belüli hibaelhárítást, tervezett karbantartást és frissítéseket.

+1 Dolgozók bevonása elmarad

Minden vállalati szinten bevezetett újdonság, legyen az egy új munkamódszer vagy szoftver, sikere azon is múlik, hogy azok a kollégák, akik naponta használják mennyire könnyen tudják beépíteni a rutinjukba, ezért érdemes a bevonásukra, oktatásukra időt és energiát fordítani.

A Streamnet Zrt. piacvezető vállalkozásként komoly erőforrásokat fordít arra, hogy irodatereiket újragondoló ügyfelei számára megossza saját tapasztalatait, a szakmai legjobb gyakorlatait és a legmodernebb kollaborációs technológiai lehetőségeket.

Fotó: Getty Images

Partnereink