Az iroda története
Az iroda egyszerűen fogalmazva az a hely, ahol az ügykezelés és információfeldolgozás folyik; kialakulásának kezdete összefügg a gazdasági események regisztrálásának elterjedésével. Már a római birodalomban az írásbeliség segítségével igen sokrétű regisztrációs rendszert dolgoztak ki, az iroda a palota vagy a templom leválasztott részét jelentette, ahol a tekercseket is tárolták. Róma bukása után keleten Bizáncban és az arab birodalmakban tovább éltek az adminisztráció hagyományai. Nyugaton a sötét középkorban lassan kezdett „pislákolni” a szellem, és kialakult a kancellária intézménye, ahol a kormányzati iratokat is tárolták. A 13. században írták le először az angol office szót, a mai értelemben vett fogalomként használva. A reneszánsz idején felvirágzott a kereskedelem, és a kereskedők igyekeztek egy épületben intézni üzleti ügyeiket. A 15. században már akkorára duzzadt egyes településeken a városi lakosság, és ezzel a párhuzamosan a kereskedelemmel foglalkozó szakemberek száma, hogy az irodai tevékenységeket egy önálló épületbe koncentrálták. A középkorban hosszú ideig az iroda a tulajdonos házában működött, később a 16. század elején az olasz bankok önálló irodaházakat építettek. Az iparosodás előtti időben a kézimunkán alapuló üzemek szervezéséhez alkalmaztak koordináló személyeket, akik gyakorlatilag a mai menedzserek munkáját végezték el.
Az ipari forradalom idején – a 18. és a 19. században – megnövekedett gazdasági aktivitás és szélesedő kereskedelmi és ipari forgalom még inkább emelte az iroda presztízsét, hiszen egyre több tevékenységet, egyre több munkafolyamatot – pl. könyvelés, rendelés és tárolás – kellett koordinálni. A 19. század végén azután kialakultak a maihoz hasonló irodák és irodai munkafolyamatok. Az 1920-as években terjedtek el az irodaszervezés tudatos eszközei, így például a lyukkártya, a másolópapír vagy éppen az automata írógép. Az irodai munka iparosodása pedig kb. 1950 körül kezdődött meg, amikor sor került a rutin-folyamatok automatizálására elektronikus adatfeldolgozó gépekkel. Mivel az irodák alapvetően a belvárosba koncentrálódtak, ezért sok pénzbe került egy iroda működtetése. Vagyis a növekvő földárak elhozták a többszintes irodaházak idejét is. Ezek azonban a vas és acél elterjedéséig maximum 10 emeletesek voltak. 1852-től kezdték el használni az újfajta liftet (Otis találmánya), amely gyorsan eljuttatta az embereket az épület magasabb szintjeire is. Amerikában például csupán az 1870-es években kezdték el a 7-10 emeletes, lifttel rendelkező irodaházak megépítését. Az első 30 emeletes New York-i irodaházat pedig 1899-ben adták át, 1908-ben már 40 emeletig jutottak. A 60 szintet pedig 1913-ban abszolválták.
Hermann Miller forradalma
„Az egyterű iroda koncepciója az USA-ban alakult ki a múlt század elején. A fordizmus jegyében a monoton papírmunkát hosszú unalmas asztalsorok mentén végezték az irodai munkások – ezek az irodák inkább egy üzemre emlékeztetnék a mai szemlélőt. A meglehetősen túlzsúfolt munkahelyek, a korabeli irodaházak alaprajzi struktúrája, belső kialakítása azonban nem elégítette ki a manapság már alapkövetelménynek számító munkahelyi feltételeket” – mesél a „kezdetekről” Láncos Áron, a MádiLáncos Studio Kft. társtulajdonosa. Aztán eljöttek a hatvanas évek, amikor Amerikában és Európában is fellendültek a polgári mozgalmak, és a kulturális-politikai földrengés az irodák világát sem hagyta érintetlenül, hiszen a vállalatok egyfajta miniatűr társadalmak, ahová a nagyvilág változásai villámgyorsan beszivárognak. A nagy amerikai irodabútoros cég, a Herman Miller jó érzékkel dobta piacra a hatvanas években az ún. „Action Office” új irodabútor-családot. A Robert Propst kutatási igazgató vezetésével kifejlesztett „Action Office” forradalmasította az irodák alaprajzi elrendezését, amelynek jelentőségét jól érzékelteti az eladások száma: 1978 óta ebből a termékcsaládból több mint 5 milliárd dollárnyit értékesítettek.
„Igazi áttörést az irodaszervezésben az 1960-as évek hozott. Ezt az irodai munka növekvő komplexitása, a technikai fejlődése indokolta, illetve az egyszerű felismerés, hogy a munkaerő teljesítményét, motiváltságát nagyban befolyásolja a munkakörnyezete. Műfajt alapító megoldás volt a Hermann Miller által hosszas kutatás alapján kifejlesztet „cubicle”, amely évtizedeken át meghatározta az amerikai irodák képét. A paravánfalakból, tároló elemekből és munkafelületből álló moduláris, variálható bútorrendszer akusztikai és vizuális biztonságot nyújtott, egy saját iroda érzetét kölcsönözte aránylag kicsi alapterületen” – folytatja Láncos Áron. A nyúlfarknyi boxok tartalmaztak egy íróasztalt és egy tároló rendszert, amelyet embermagasságú panelelemek vettek körbe. Ha az alaprajzra pillantunk, akkor egyfajta kaptárszerkezet bontakozik ki – ez a rendszer kielégítette az individualista elveket, és több magánszférát biztosított a munkatársaknak, ráadásul a cellás irodáknál jóval könnyebb és költséghatékonyabb kialakítással, illetve átalakítással kalkulálhatott a vezetőség.
A nyitott terek reneszánsza
A boxokkal kialakított irodastruktúrát Douglas Coupland 1991-ben kiadott kultikus X-generáció című regényében „ifigettónak” titulálja, jelezve az időközben megváltozó korhangulatot. A boxokat elválasztó panelelemeket már nem a privátszféra jelképeként kezdték el értelmezni, hanem egyfajta börtönfalnak tekintették, amely gátat szabott a manapság oly divatos kreatív munkakultúrának. A 90-es évekig tündökölt ez a koncepció, amikor is új típusú munkakultúrák jelentek meg, a kommunikáció és az együttműködés előtérbe került. A boxokat kitaláló Robert Propst 2000-ben elismerte, hogy óriási hiba volt a fülkés rendszert elterjeszteni, mert valójában a privátszféra biztosításának álságos elve mentén lenyesték a dolgozók kreatív hajlamait, és a bezártságérzet több kárt okozott, mint amennyi hasznot hozott.
„Az 1970-80-as években terjedt el az egyterű és a cellás irodák előnyeit ötvöző kombi iroda. Az 1990-es évektől a számítógép, az internet, a mobil eszközök gyökeresen alakították át az irodai munkát, előtérbe került a projekt alapú csapatmunka és a kommunikáció. A hálózatok korában a munkavégzés nincsen helyhez kötve, az iroda elsősorban az információcsere helyszíne lett, ennek megfelelően nőtt a közösségi terek, tárgyalók aránya. Új tértípusok, fogalmak születtek: fókusz, webex, break-out, lounge, work café, hot desking, desk sharing. Az irodabútor integrálta az új technikákat, vezetékeket, képernyőket, ma már alapvető szempont a környezettudatosság, a bútorok elemei cserélhetők, újrahasznosíthatók, a felhasznált ragasztók, műanyagok nem tartalmaznak egészségre káros vegyületeket” – teszi hozzá Láncos Áron.
Alaprajzok, belsőépítészet
A kilencvenes évektől kezdve tehát ismét felfelé ívelőben van az a fajta klasszikus nyitott iroda-típus, amely a 20. század első felében hódított világszerte. Azonban számtalan alaprajzi elrendezés lehetséges az egyterű irodák világában, amelyet alapvetően meghatároz a cég mérete, a dolgozók száma és a főtevékenység. Hiszen anno is a hivatalnokokat és a pénzügyi dolgozókat ültették egy nagy térbe, míg az ügyvédek mind a mai napig cellás irodákban kapnak elhelyezést. Az SSC-, technológiai, kommunikációs, PR-cégek, az interaktív vállalatok és a reklámügynökségek pedig előszeretettel alkalmazzák a közös munkatereket.
Nagyobb cégek esetében a nyitott irodában divíziók, csapatok, csoportok szerint oszlik meg a munkaerő, és az egy divízióba tartozók, akik ugyanazt a munkafázist, vagy ugyanazt a típusú tevékenységet végzik, egy íróasztal-csoport köré szerveződnek. Ezek az íróasztalok akár össze is kapcsolódhatnak egymással, vagy több sorban helyezkedhetnek el. „Megjelentek a 6-8 fős projekt csapatokhoz alakítható közös bench asztalok, de a leglátványosabb fejlődés az informális tárgyalóbútorok terén tapasztalható – térhódításuk egyre jobban elmossa az eddig szigorúan őrzött határokat az irodánk, a kedvenc kávézónk vagy éppen az otthonunk között. A jövő irodája az utópista tervezők és a köz hiedelmével szemben nem a futurisztikus, sci-fi formák felé tart, inkább egy Starbucks és a nappalink keverékére hasonlít majd” – teszi hozzá Láncos Áron. Mifelénk a multinacionális vállalkozások honosították meg ezt az alaprajzi elrendezést. Első szignifikáns példák az ABN Amro irodái voltak még az ezredforduló előtt.
Előnyök
Az egyterű irodákban a privátszféra visszaszorul, míg a közösségi kommunikáció és az együttműködő szemlélet szerepe növekszik, felgyorsul a munkatársak közötti információáramlás, vagyis a rugalmas munkakultúrák előtérbe kerülnek. A nyitott irodaterek kialakítása költséghatékonyság szempontjából is előnyös, hiszen kisebb területen lehet több munkatársat elhelyezni, vagy megfordítva a dolgot: több munkatárs fér el ugyanakkora területen, ami egy bővülő cégnél alapvető szempont, gondoljunk csak a növekvő SSC-vállalatokra. Az egy térbe integrált munkaállomások jelentős költségcsökkenést eredményeznek, amelyek pozitív hatással vannak a zöldebb, környezettudatosabb megoldások alkalmazására is. Így például a fűtő-hűtő funkciók hatékonyabban megvalósíthatók, amelyek végső soron kevésbé terhelik meg a környezetet.
A támogatók általában dicsérik a munkatársak pozitív hangulatát, a munkaerő produktivitását, a környezetvédelmi előnyöket és a kreatív teljesítményeket. Az egyterű irodákban a munkatársak szabadon járkálhatnak, barátkozhatnak, együttműködhetnek, intenzívebben kommunikálhatnak, és jobban teljesíthetik a közösség által elvárt követelményeket, hatékonyabbá tehetik munkájukat, és gyorsabban reagálhatnak a környezetük változásaira. Mindezek természetesen pozitívan befolyásolják a munkatársak hangulatát. Egy korábbi amerikai tanulmány szerint, amelyet még 1996-ban végeztek, a cellás rendszerről a nyitott irodatípusra áttérő vállalatoknál a munkatársak teljesítménye csaknem négyszeresére növekedett.
Hátrányok, egészségügyi problémák
Az ellenzők is ezeket az érveket sorolják fel, csak éppen negatív előjellel. De mi történik akkor, ha valaki olyannal hoz össze a sors, akit nem kedvelünk? A kommunikáció szintén nagyszerű dolog, de mi van, ha valaki sokkal többet beszél, mint amennyit bárki is igényelne, hogy finoman fogalmazzunk. Vagyis a nyitott irodában a jó és a rossz, a negatív és a pozitív hatás is ugyanarról a tőről fakad. Meg kell hallgatnunk a munkatársaink telefonbeszélgetéseit, a kollégák hátunk mögött pusmognak, pletykálnak, nevetgélnek, ami viszont sokszor ellenpontozza a pozitív hangulatot. Meghatározó tényezőként jön számításba tehát a közvetlen környezetünkben lévő munkatársak jellemrajza. Bár a nyitott terek valóban erősítik a kommunikációt és az együttműködést, de ebből szakértők szerint nem következik világosan, hogy a produktivitás is növekszik. Egyes tapasztalatok szerint, ahol a tradicionális irodák helyét a nyitott terek foglalták el, a munkatársak egy része – ha lehetőség adódott rá – inkább otthonról akart dolgozni ahelyett, hogy olyan helyen legyen, ahol nincs állandó munkaállomása.
Az ellenérvek szerint a nyitott iroda káros lehet az egészségre, a negatív jelenségek között említhetjük a stresszt, a konfliktusokat, a magas vérnyomást és a nagy mozgás káros hatásait. A kórokozókat is könnyebben átadják egymásnak a munkatársak, ami több megbetegedést és csökkenő produktivitást eredményez. Mindemellett – ahol még a vezetőség is együtt ül az alkalmazottakkal – nagyobb a rizikója, hogy a cég titkos anyagait, know how-ját egyszerűen ellopják, amely akár az egész cég jövőjét destabilizálhatja. A zaj nagyságrendekkel növekszik, amire a munkatársak is panaszkodnak a különböző tanulmányok szerint. A zaj a teljesítményt akár 40%-kal is visszavetheti, a hibázás lehetőségét pedig közel 30%-kal növeli.
Ergonómia és biofília
Az egészségügyi hatásoknál említhetjük meg az ergonómia szerepének felértékelődését, amely a munka gazdaságos megszervezésének elmélete és gyakorlata. Legfontosabb alapelve, hogy a munkakörnyezetet az ott dolgozó alkalmazottak igényei alapján kell megtervezni. Az alábbi tényezőket veszik manapság figyelembe: a képernyő előtti tevékenység válik általánossá, probléma a tartós, szünet nélküli munka, jelentős a zaj, a munkaidő 70-75%-át ülve töltik a dolgozók, az írást a billentyűs munka váltja fel, alapvető igénnyé válik a légkondicionálás, és terjednek a nyílt irodai terek. Ezek alapján a következő tényezőkre kell koncentrálni: stressz, testtartás, sugárzás, esetleges látásromlás. Persze a környezeti követelmények erősen függenek a tevékenység jellegétől, hiszen az intenzív szellemi munkát jelentő fejlesztői tevékenység nyilván egészen más, mint egy ügyfélszolgálati munka.
Kimutatták azt is, hogy jelentősen csökkenthető a munkahelyi stressz, frusztráció és türelmetlenség, ha a dolgozók az ablakon keresztül a természetet látják. 2008-ban egy kísérlettel bizonyították, hogy sokkal stresszmentesebbek azok a munkatársak, akik a természetet látták az ablakon keresztül, mint azok, akik egy ablaktalan szobában ültek. Mindezeknek fiziológiai okai vannak, hiszen kutatások bizonyították, hogy az interakció és a kapcsolat a természettel opiopid receptorokat (endorfin) aktivál az agyban, csökkenti a kortizol (szteroid hormon)-szintet, a vérnyomásra és a szívverésre is jótékony hatással van. A természetes fény emellett alapvető tényező a hangulat és az alvás tekintetében. A biofília az a tudományág, amely szerint az ember természetes szükséglete a természethez való kapcsolódás, és ez a kapcsolat jó hatással van a kényelemre, a termelékenységre és a szociális kapcsolatokra.
Egészséges egyensúly
Az egyterű irodákban a bizalmas légkör és a privátszféra teljesen eltűnik, pedig a testi-lelki fittség és a regeneráció szempontjából nagyon lényeges egyfajta egészséges egyensúly megteremtése, vagyis a közösségi szereplés után legyen hová visszavonulni. Az University College London kutatásai során megkérdezett 20 ezer munkavállaló 56%-a panaszkodott a privátszféra, 60%-uk a csendes helyek hiányára. Susan Cain híres „Csend: az introvertáltak ereje egy olyan világban, amely folyvást csak beszél (Quiet: The Power of Introverts in a World That Can’t Stop Talking)” című kötetében azt írja, hogy amíg az 1970-es években kábé 50 négyzetméter jutott egy dolgozóra – beleértve persze a közösségi helyiségeket is –, addig 2010 körül ez a szám visszaesett 20 négyzetméter/főre. Szerinte az egyterű irodákban csökken a produktivitás és romlik a memória, növekszik a szívrendellenességek száma, kevésbé védettek az emberek a vírusok ellen. Mindemellett tartózkodóbbak, könnyebben dühödnek be, lesznek agresszívebbek, kevésbé segítőkészek stb. Julia Woods „Kommunikációs elméletek a gyakorlatban (Communication Theories in Action)” c. könyvében megemlíti, hogy a nyitott irodákban fennáll az a veszély, hogy a frontális kommunikációs intenzitása után nem áll rendelkezésre az a fajta védett tér, ahol az alkalmazott regenerálódhat a frontális kommunikáció okozta nagyobb lelki terhelés után.
Az alaprajzi kialakításnál tehát mindenképpen előnyös, ha a cégvezetés a munkatársakkal közösen gondolkodik el arról, hogy az egyes funkciók mekkora teret kapjanak és milyen kölcsönhatásban álljanak egymással. A megoldás az egyterű irodákban is a nyitott terek és a rekreációs helyiségek egészséges egyensúlyának megteremtése, vagyis a nyitott terekbe helyezett munkaállomásokat kombinálják az elszeparált kisebb tárgyalókkal, egyszemélyes kapszulákkal, hangzuhanyzókkal, akusztikai panelelemekkel, hogy a munkájukhoz kapcsolódó megbeszéléseket – akár skype-on, akár telefonon – zavartalanul lebonyolíthassák, valamint privát tudjanak kommunikálni. Vagyis a 21. században keverednek a nyitott terek, a boxok, a cellák és az elszeparált tárgyalók, és ebből a nagy mixből az adott cég mindig a számára leghatékonyabb variációt emeli ki.
+++
A cikk az Ingatlan Évkönyv 2013/14 című kiadvány 38. oldalán található. Amennyiben szívesen olvasná évkönyvünk további cikkeit, tekintse meg az online változatot vagy rendelje meg, és mi ingyen elpostázzuk Önnek.
