Megfelezhetjük a költségeket az irodákban – interjú Patyi Lászlóval

Innováció 2019-07-09

Az irodatereket elemző szoftverek meg tudják határozni, hogy mekkora kihasználtsága van az egyes helyiségeknek, ez alapján pedig a cégvezetés folyamatosan újratervezheti a munkahelyet. Elég ha csak a magyar Invensolt említjük meg, amely segíti a bérlők munkahelyeinek ideális kihasználását, növeli a versenyképességet, miközben pénzt takarít meg. Az alkalmazásról beszélgettünk Patyi Lászlóval, az Invensol ügyvezető igazgatójával.

– Mikor Önök megalkották az Invensol SAM (Space and Asset Management System) szolgáltatását, akkor mi motiválta az alapítókat?

– Az ügyfelek részéről érkezett konkrét igény a szolgáltatásra, amelyet kialakítottunk, illetve évek óta folyamatosan finomítunk. Az alkalmazás azért is vált jól működő termékké, mert egy nagyobb munkaerő kapacitású (500 fő feletti) irodának vagy SSC-nek mindig szüksége van az operatív működést biztosító munkatársakra, akik számára egységes rendszert alkottunk meg, vagyis kihasználtuk azt, hogy bizonyos méret fölött szinergiák jellemzik az irodapiacot.

– Mi volt az a konkrét igény, ami a kezdeti motivációt jelentette a rendszer megalkotására?

– Az agilis munkakörnyezet bevezetéséhez volt szükség egy olyan technológiai háttér kialakítására egy adott ügyfél irodájában, amely minden dolgozó által napi szinten használható, intuitív és felhasználóbarát platform, miközben alkalmas arra, hogy az operatív működést elemezze adatok és riportok formájában.

Egyrészt tehát egy átlagos felhasználó ennek segítségével ki tudja választani az agilis munkakörnyezetben a saját munkaállomását, esetleg a parkolóját az adott napon, vagy éppen tárgyalót foglalhat egy konkrét időpontban. Másrészt az összegyűjtött adatokból riportokat kap a bérlő vállalat operatív vezetése, amelyek mérik az adott terület kihasználtságát, a csapatok mozgását, az együttműködési hatékonyságot, illetve megmutatja, hogy az adott zónákat hogyan tudják még inkább hasznosítani.

– Ha jól értem, akkor minél többen alkalmazzák az Invensol szoftverét, annál több minta keletkezik, és annál jobban lehet fejleszteni a rendszert?

– Függetlenül attól, hogy energetikai vagy gyógyszeripari cégről van szó, mindenhol nagy vonalakban ugyanaz az egységes munkakultúra és struktúra érvényesül, vagyis megtalálhatjuk a közös jellemzőket, hiszen mindenhol szükség van biztonsági és beléptető rendszerre, takarításra, karbantartásra stb. Az agilis munkakörnyezetben szintén meghatározhatók a sztenderdek, hiszen egy multinacionális környezetben viszonylag kis helyen sok munkatárs hatékony elhelyezéséhez és a munkaállomások átláthatóságához elengedhetetlen egy jól működő rendszer.

Itt jegyezném meg, hogy alapvető tényező az egy főre eső költség, amelybe a bérlő beleszámítja többek között a bérleti díjat és az üzemeltetést stb. Egy vállalat minél több embert tud leültetni egy adott területre, annál kisebb az összköltség, így ha egy ezer munkaállomásos irodában le tudunk ültetni kétezer embert agilis munkakultúrában, akkor ott az egy főre eső költségen szinte száz százalékot spórolhatunk.

– Mostanában folyton világtrendekről beszélünk, amelyek globálisan a munkaerőpiacon is végigsöpörnek. Az agilis munka nem csak egy divatos trend, amely holnap talán már nem is lesz aktuális, valóban szükség van rá? Vannak-e már eredmények az agilis munka és a termelékenység növekedése összefüggésében?

– A népszerű szenzoros mérések – amelyek a munkahelyi környezet kihasználtságát vizsgálják – részletesen rávilágítanak arra, hogy mely szervezeti egységek tudnak hatékonyan dolgozni. Nem feltétlenül hasonlóak az igényei egy pénzügyi kontrolling, egy sales, vagy éppen egy HR csapatnak. A munkakörnyezetnek a különböző tevékenységek miatt flexibilisnek kell lennie, ezért fontosak az általunk mért adatok (ki, mikor érkezik, mennyi ideig és hol tartózkodik stb.), amelyekből nagyon pontos, valóságközeli eredményt tudunk közölni a terek kihasználtságáról és hatékonyságáról. Mi már 80%-os irodakihasználtságot is mértünk olyan agilis munkakörnyezetben dolgozók ügyfeleknél, akik jó pár éve folyamatosan ellenőrzik az irodájuk működését.

– De mégis meddig lehet sláger az agilis munka?

– Trendek jönnek és mennek, ezért a kulcsszó a flexibilitás, amely nem feltétlenül jelenti az agilis munkát, hiszen nem tudjuk, hogy az adott trend meddig tart, viszont megjelennek olyan megoldások, amelyek például a közösségi tereket, a coworking módszereket vagy éppen a projektalapú munkaszervezetet erősítik. Ezek is kísérletek, hiszen senki sem tudja, hogy mi a bombabiztos recept. Egyrészt ezért fontos, hogy az általunk kínált rendszer flexibilis legyen ahhoz, hogy ha az ügyfél akár projektalapon, akár átfogóan új elképzelésekkel érkezik, akkor azt tudjuk integrálni a fizikai terekben. Másrészt az ügyfél az összes felmerülő igényét egy vagy két szolgáltatóval szeretné megoldani, akár globális szinten is, amelyet a nagyvilágban akár többféle funkciójú irodáiban alkalmazhat, így a rendszer lokális szinten is idomulhat az igényekhez.

– Az irodaterek optimalizációja azért is fontos a bérlőnek, hiszen így sok esetben nem kell nagyobb irodát igénybe venni, miközben növelheti a termelékenységet. Hogyan láthatja egy bérlő viszonylag rövid időn belül az irodatér optimalizáló szoftverek hasznát?

– Az ügyfelek egy nagyobb beruházás előtt mintaprojektet indítanak 3-6 hónapig,  amelynek során a mérésekből adatokat nyernek ki a munkakörnyezet jellemzőiről, majd ezek figyelembevételével mérlegelik az igényeket, a költségeket és a piaci hatásokat. A mérések eredményei alapján kialakíthatják az új irányvonalat, illetve tudatosítják, hogy milyen hatások érkeznek a piacról, amelyek közül az egyik a közösségi alapú csapatok szerepének növekedése a mindennapi munkában.

A lényeg, hogy ne csak az első napon érvényesüljön a munkahelyi élmény, hanem a dolgozók később is szeressék az új struktúrát. Optimalizálni lehet a környezetet akár régi, akár új irodáról van szó, de természetesen van egy határ, amely fölött a megnövekedett munkaerőt már nem lehet ugyanakkora térben elhelyezni, és nagyobb irodára van szükség.

Partnereink