1. Létszám
Kezdjük ott, hogy nagyon nem mindegy, hogy hány fő ül egy open office-ban. Létezik olyan nyílt iroda, főleg a multiknál, ahol több száz ember dolgozik egy légtérben, ezt a kialakítást szinte senki sem kedveli. Pedig az egyterű iroda is lehet élhető, kisebb zugokkal, telefonálásra alkalmas fülkékkel, hangfogó elemekkel és egyéb ehhez hasonló megoldásokkal. A tapasztalatok szerint a maximum 12 fős nyitott irodák még jól működnek, de az igazán hatékony az, ha 8-10 fős csapatok ülnek egy – megfelelő nagyságú – légtérben. Hogy mekkora a megfelelő nagyság? Az egy főre eső minimális területnek egyszemélyes iroda esetén 9, több személyes iroda esetén 6 négyzetméternek kell lennie. És emellett el kell férnie az irodai eszközöknek is, amit pluszként kell számolni.
2. Rugalmasság
Ma már teljesen más feltételek állnak rendelkezésünkre a munkaeszközök területén, mint akár 5-10 évvel ezelőtt. Napjainkban, szinte nincs olyan iroda, ahol ne lenne wifi. Vagyis nem szükséges egy munkaállomáshoz kötve dolgozni. Adjuk meg a lehetőségek a kollégáknak, hogy ők maguk dönthessék el vagy legalább részben hadd szóljanak bele, hogy ők hogyan, milyen módon szeretnének dolgozni.
Az Offiseven felmérése azt mutatja, hogy az irodai dolgozók 40,9 százaléka a hagyományos irodai berendezést (székek, asztalok) kedveli. Ugyanakkor 32,3 százalék (tehát közel egyharmada a válaszadóknak) inkább váltogatná, akár egy napon belül is, hogy milyen munkatereket vesz igénybe. Vagyis a hagyományos elrendezés mellett van létjogosultsága a nappali jellegű, a kávéházi vagy akár a bárszékes megoldásoknak is.
3. A gyilkos ülő munka
Napi 8 vagy annál több órát ülni a számítógép előtt cseppet sem egészséges. Hosszútávon komoly betegségeket okozhat a sok ülés és a monitorra szegezett tekintet. Éppen emiatt született az a jogszabályi előírás, hogy a munkafolyamatokat úgy kell megszervezni, hogy óránként legalább 10 perces szünetek legyenek. Továbbá ne haladja meg a napi 6 órát a tényleges képernyő előtti munkavégzés. Tegye fel a kezét, aki betartja ezt!
Pedig a napi több órás ülő munka következtében kóros izomtónus eloszlás alakulhat ki a szervezetben és a rossz testtartás rögzülhet. A gerincoszlop rendellenes megterhelésének következtében, akár porckorongsérv is kialakulhat. A nyaki gerinc és a nyakizmok eltérései gyakran okoznak fejfájást, súlyos esetben szédülést.
Érthető, hogy a munkavállalók többségének is az ergonomikus kialakítás az, ami a leglényegesebb, ha munkakörnyezetről van szó. Az OFFISEVEN felmérése szerint a munkavállalók 73%-a számára az egyik legfontosabb szempont, hogy ergonomikus bútorokkal legyen felszerelve munkaállomásuk. De a székeken túl fontos még a monitor magasságának beállítása, a megfelelő billentyűzet és egér használata, a csukló, és könyök támaszok kialakítása és nem utolsó sorban a megfelelő fényviszonyok megteremtése. Ez utóbbiakat sajnos nagyon kevesen veszik figyelembe.
4. Cégre szabva működik!
Amikor egy vállalkozás iroda átalakításban gondolkodik, gyakran elhangzik, hogy “Google irodát szeretnénk”. Pedig ami jó a Google-nek, az nem biztos, hogy jó egy hazai kkv-nak: egy könyvelő, vagy tervező irodának. Egy cég munkakörnyezete akkor tud igazán hatékony lenni, ha az teljes mértékben rá van szabva. Vagyis figyelembe vesszük a vállalati kultúrát, a munkastílusokat, a demográfiát, a szervezeti struktúrát, a munkavállalók habitusát, és persze igényeit.
Azoknál a vállalkozásoknál, ahol gyakorlattá vált a rendszeres és gyakori otthonról való munkavégzés, ott a kollégáknak kb. heti 2 napos irodában töltött munka esetében, nem fog gondot okozni a share desk megoldás. Míg azoknál, akik inkább az irodában dolgoznak és maximum havonta egyszer otthonról, nekik biztosan fontos, hogy legyen saját helyük.
5. Pszt! Itt munka folyik.
Az általános vélemény a nyílt iroda megoldásokkal kapcsolatosan, hogy zajosak. De egy két fős irodában is felmerül ugyanez a probléma. Ott inkább a csend, illetve a csendben hallható apró zörejek lehetnek zavaróak, hisz ilyenkor a billentyűzet hangja is irritáló lehet. Ráadásul egy két fős irodában is kellemetlen helyzetekhez vezethet, ha a másik fél telefonál. Két kulcsfontosságú eszköz áll rendelkezésre a nyitott munkahelyi környezetben: hangelnyelő anyagok és hangszigetelés.
6. Változtass, hogy változhass?
A munkavégzés módja és tempója változhat, de szokásainkon jellemzően nem változtatunk. Ha azt szeretnénk, hogy az emberek másképp dolgozzanak, hatékonyabbak legyenek, akkor segítenünk kell nekik az átalakulásban. Szükséges új protokollokat bevezetni, az új munkamódszerek és viselkedések elterjedéséhez, amelyeket ösztönözni szeretnénk. A munkavállalók bevonásával, a vezetői képzéssel, valamint a HR-rel és az informatikai eszközökkel való együttműködés időbe telik, ahogyan az is, hogy munkahelyi változások sikeresek legyenek.
7. Biztosítsunk élményt
A technológia nagymértékben befolyásolja, alakítja a munkakörnyezetet. A robotok térnyerése folyamatos ugyan, de egyelőre emberek számára tervezzük az irodákat. A személyzeti költségek egy cég számára a legnagyobb kiadást jelentik, de ugyanakkor ez biztosítja a legfontosabb „eszközt”, a munkavállalót. A vállalatoknak innovatívabb és produktívabb környezetet kell teremteniük, és a munkavállalók jólétére és elkötelezettségére kell törekedniük. Végtére is, egy boldog, egészséges, és elkötelezett munkavállaló keményebben dolgozik és produktívabb lesz, mint egy boldogtalan, beteges, a hét minden napján elégedetlen kolléga.
A vállalatok virágozni fognak, ha a változtatások előtt meghatározzák, mi a megfelelő a vállalati kultúrájuk és a szervezeti DNS számára. Az emberekre kell összpontosítani, és javítani kell munkahelyi környezetüket. Ez a termelékenység és a nyereség növelésének valódi forrása. Mi nemcsak a környezetet, hanem teljes élményt tervezzük.
