Tudatos tervezés
Egy munkahely tervszerű és tudatos kialakításának célja a munkafolyamatok optimalizálása, illetve ennek érdekében a magánszféra, a fókuszmunka és a közösségi tevékenységek összehangolása, egészséges egyensúlyának megteremtése. A tudatosság nem csak a cég termelékenységének és eredményességének növelése miatt fontos, hanem a nagybetűs dolgozó komfortérzetének és jólétének megteremtése miatt is, hiszen a munkatársak lelki és fizikai egészségének megőrzése szoros összefüggésben áll a munka hatékonyságával. A dolgozóbarát munkahelyeknek számos ismérve adódik, amelyek mindegyike a manapság már tudományosan vizsgált és kialakított irodai környezet fontos láncszeme. Itt olyan fontos szempontok merülnek fel, mint az egészségmegőrzést támogató bútorok, a testreszabhatóság, a munkavégzés jellegének megfelelő kialakítás, a relaxációs és rekreációs terek, a természetes fény, a megfelelő szellőzés biztosítása, a környezettudatos gondolkodás, a közösségépítés stb.
„A dolgozóbarát munkahelyek kialakítását a cég felhasználhatja a dolgozók elkötelezettségének javítására, a vállalati image, a vállalati lojalitás erősítéséhez, és nem utolsó sorban a megfelelő bútorok, eszközök, munkakörülmények biztosításával a dolgozó sokkal jobban és hatékonyabban teljesíthet, ami a vállalat számára azt jelenti, hogy a befektetett tőke gyorsabban megtérül. Külföldön már több éve megfigyelhető (és néhány cégnél már Magyarországon is) – főként a tudásintenzív, informatikai vállalatoknál –, hogy a munkahelyek kialakítását, a kapcsolódó szolgáltatásokat már a dolgozók kiválasztásához, a munkaerő toborzásához felhasználják. Ma már itthon is lehet hallani, hogy a kiválasztásnál a Legjobb iroda, vagy a Legjobb munkahely díjra hivatkoznak a munkáltatók, hiszen a dolgozó az aktívan eltöltött idejének több mint a felét a munkahelyén tölti” – mondja Dr. Németh Edit, a BME Ergonómia és Pszichológia Tanszék adjunktusa.
Új munkavégzési formák, közösségi terek
A digitális forradalom, az internetes alkalmazások térhódítása és az Y-generáció egyre hangsúlyosabb jelenléte a munkaerőpiacon nem csak az irodai folyamatokat, hanem a munkavégzés formáit és jellegét is megváltoztatta. Többfunkciós terek jöttek létre, a mobilitás szinte már életérzés, az otthonosság immár nem csak üres szólam, hanem tartalommal megtöltött alapelv, a fókuszmunka mellett előtérbe került a kollaboráció, a projektalapú tevékenység. Már nem vagyunk helyhez kötve, csoportban dolgozunk, információkat osztunk meg, és mindezekre a kihívásokra az irodának is válaszolnia kellett. „Az asztalok már nem olyan hatalmasak, mint régen, hiszen nincs annyi papírdokumentumunk, laptopon dolgozunk, amihez kisebb asztal is elegendő. A nagylégterű irodák segítik a kollaboratív tevékenységet, azonban a munkakörnyezet feletti kontroll hiánya, a nagy zajterhelés a dolgozók elégedetlenségéhez vezetett. Ma már a szeparációt támogató terek jelentek meg a nagyteres irodákban, mint a telefonszoba, a relaxszoba, vagy a cafe-break pontok (ahol akár még internet és áramvétel lehetőség is van)” – magyarázza Dr. Németh Edit.
Az egészség megőrzésének eszközei azok a közösségi terek, ahol feltöltődhet a dolgozó, ahol kilépve a megszokott folyamatokból új impulzusokat kap, ahol bátran ötletelhet, gondolkodhat, ahol a szabadság érzete új energiával tölti fel a kimerült „elemeket”. „A szellemi frissesség, gyors kikapcsolódás, regenerálódás, a csapattal együtt töltött idő támogatása új tereket hívott életre az irodában. A formális kommunikációs terek (tárgyaló) mellett az informális kommunikációs terek is helyet kaptak, amelyek segítik a regenerálódást, miközben egy beszélgetés során lehet, hogy valamilyen új ötlete születik a dolgozónak. Ma már azért megyünk be a munkahelyünkre, hogy kommunikáljunk. A kommunikációs terek, tárgyalók fontosságát ma már senki sem kérdőjelezi meg, de ezeknek a tereknek a fontosságát, megtérülését még mindig nagyon nehéz alátámasztani” – hangsúlyozza Dr. Németh Edit.
Ergonomikus munkakörnyezet és eszközök
A munkavégzés által támasztott követelményeknek és a dolgozó egyéni jellemzőinek megfelelő, testre szabható környezetet kell biztosítani. Ellenkező esetben nő a dolgozói megbetegedések gyakorisága, melynek következtében romlik a dolgozó és a szervezet termelékenysége. Sokszor az is probléma, hogy ha egy új, folyamatosan fejlődő irodát alakítanak ki, akkor először berendezik az irodát, és a dolgozók kiválasztása csak utána történik meg. Ilyenkor már a munkaeszközök használatának oktatása nagyon kis szerepet kap. Pedig a legfontosabb tényező a testreszabhatóság, vagyis például a szék a dolgozó testméreteinek megfelelően beállítható legyen. Nyugat-Európában már az ergonómiai oktatásnak is nagy hagyománya van, egyes irodabútoros cégek erre nagy hangsúlyt fektetnek.
Egy irodában nemcsak a munkaasztalnak és -széknek kell ergonomikus kialakításúnak lennie, hanem a dolgozókat körülvevő munkakörnyezetnek is. „Kulcstényezők a világítás, az akusztika, a hőmérséklet állandósága és a klíma. A munkaállomások környezeti kialakításakor a megfelelő megvilágítás, hőmérséklet biztosítása, a tükröződésmentes kialakítás, a zavaró légáramok kiküszöbölése, valamint a zajterhelés csökkentése mellett az akadálymentes, biztonságos hozzáférést is biztosítani kell a dolgozók számára. A mesterséges megvilágításnál a cél a természetes megvilágításhoz közeli hatás elérése, ennek érdekében már megjelentek a dinamikus világítási rendszerek, amelyek a munkaidő során a megvilágítás erősségét alig észrevehető módon változtatják meg, és a legjobban közelítenek a természetes napfény hatás eléréséhez, amely a dolgozók közérzetére pozitívan hat. A call-center munkahelyek speciális helyzetet jelentenek, ahol a helyi megvilágítás (asztali lámpa) nagyobb szerepet kap az egyéb számítógépes munkahelyekhez viszonyítva” – sorolja Dr. Németh Edit.
Fizikai és mentális egészségtudatosság
A munkahelyi eszközök, a fizikai munkakörnyezet, a feladat elvégzéséhez szükséges követelmények, a dolgozók személyisége és az épület jellemzői összességében határozzák meg a dolgozó egészségét és teljesítményét. Különböző vizsgálatok azt is kimutatták, hogy a váz- és izomrendszeri megbetegedések oka többek között a munkahelyi követelmények fokozódása, a több órás számítógépes munka, a megnövekedett stressz és az irodaházak, a munkaállomások kialakításakor megjelenő speciális ergonómiai funkciók hiánya. Az egészségtudatosság ennek fényében úgy is megnyilvánul, hogy ma már egyre több helyen – Magyarországon is – vannak ülő-álló munkahelyek, amelyek a gyors és könnyű testhelyzet-változatást támogatják. A technológiai fejlődés új eszközöket is hozott a mindennapjainkba, elég, ha csak a laptopra vagy a mobiltelefonra gondolunk. „Mire valamennyire megtanultunk jól ülni a munkaszéken, megjelent a laptop, ami miatt ismét visszagörnyedünk a kisképernyő elé. Új tünetek jelennek meg, mint az ínhüvelygyulladás a touchpad használata és a csukló nem megfelelő alátámasztása miatt. Ennek kiküszöbölése érdekében mindenképpen hosszú távon használjunk különálló egeret, billentyűzetet. A másik problémás pont a nyak- és vállöv fájdalmak, amelyet okozhat a laptop elé görnyedés, a túlságosan lefelé nézés, és kiküszöbölhető egy különálló monitor használatával a munkavégzés során” – folytatja Dr. Németh Edit.
A nem megfelelő szellőzés és hűtés-fűtés hatására a dolgozók egészségi állapota rosszabbodhat, és a munkateljesítményük csökkenhet. A levegő minőségének vizsgálatakor az illatok is fontos tényezők, hiszen a nagylégterű irodákban a különböző illatok megjelenése a stresszterhelés csökkentése mellett befolyásolhatja a dolgozók egészségét is. „Laboratóriumi vizsgálatok alapján a nyugtató illatok a termelékenység javításához járulnak hozzá, míg az élénkítő illatok a munkaterhelés csökkentéséhez. A környezeti tényezők közül az akusztikus környezet nem megfelelő kialakítása és a nagy zajterhelés negatív pszichikus hatásokkal jár, akkor is, ha a dolgozók már észre sem veszik a terhelést. Megoldásként jelent meg a nagylégterű irodákban a kis „fénymásoló szigetek” kialakítása, amelyeket hangelnyelő paravánokkal választottak le. Irodai környezetben a zenehallgatás pozitív hatásaként említik például, hogy csökkenti a feszültséget és monoton munkavégzéskor fenntartja a dolgozó figyelmét, amely segíti a termelékenységet” – teszi hozzá Dr. Németh Edit.
Tudatformálás
A dolgozóbarát munkahelyek egyik roppant kreatív eleme, hogy a vezetőség mind az irodatervezés, mind a kialakítás során figyelembe veszi a munkatársak véleményét. Természetesen büdzséfüggő, hogy a véleményeket milyen mértékben lehet becsatornázni a kiviteli tervekbe, de egészséges kompromisszum eredményeként számos javaslat megvalósulhat. Sok helyen kérdőíveket töltenek ki előzetesen, ha a cég költözik, és új irodát alakít ki. Ez a fajta szemlélet még nem általános, de egyre több jó példát látni és hallani Magyarországon is. Hiszen az előre tekintő vállalatok már megértették, hogy a munkaerő a legnagyobb kincs, a beléjük fektetett tőke a legfontosabb, amely bevételben is lemérhető profitot eredményez. Bizonyos gazdasági szektorokban – pl. infokommunikáció – jelentős az agyelszívás, a fluktuáció, ezért a képzett munkaerő megtartása nem csupán fizetés kérdése, hanem a kényelmi szolgáltatások is hozzájárulhatnak az alkalmazottak elkötelezettségéhez.
Az irodai folyamatok optimalizálásakor a dolgozók bevonására nem csak az igények összegyűjtése során van lehetőség, hanem közös projekteket is megvalósíthatnak. Itt az egyik fő csapásirány a környezettudatos irodai működés lehet, amely egyrészt közösségformáló szereppel bír, másrészt fontos környezet- és emberbarát célokat valósíthat meg. A KÖVET Egyesület e cél érdekében indította el a Zöld Iroda programot, amely egyre több látványos – nemzetközi szintű – eredményt produkál a hazai vállalatok között. „A Zöld Iroda program központi eleme a folyamatos tudatformálás és a kreatív belső kommunikáció, emellett pedig igen erős csapatépítő jelleggel bír a jó ügyért való közös fellépésnek köszönhetően. A zöldülés során megkerülhetetlen a dolgozók bevonása és tudatformálásuk, sőt, a program egyes elemei a privát életben is kiválóan alkalmazhatóak, ezáltal a munkatársak szélesebb körökkel ismertetik meg a fenntarthatóságot. Zöld irodát üzemeltetni tehát nemcsak ökológiai, de társadalmi szempontból is hasznos” – mondja Balogh Eszter, a KÖVET Egyesület kommunikációs munkatársa.
„Zöldülés”
Munkavállalóként mindannyian szívesebben dolgozunk egy olyan épületben, irodában, amelyben minimalizálni tudjuk a környezeti terhelésünket, miközben növekszik a komfortérzetünk. „Emellett természetesen megjelennek a kényelmi és egészségügyi szempontok is, például egy minősített zöld irodaház dolgozóinak szó szerint nem kell, hogy fájjon a feje a beépített anyagok eredete, az ergonómiai hiányosságok, vagy a kerékpáros közlekedést ösztönző zuhanyzók, öltözők és tárolók kérdése miatt. A Zöld Iroda program nem az épületre vagy az infrastruktúrára koncentrál, hanem a konkrét irodai munkavégzésre és a munkatársak viselkedésére. Célja a fenntartható működés feltételrendszerének kidolgozása, az üzemeltetési költségek optimalizálása, a szervezet működéséből fakadó káros környezeti hatások csökkentése, valamint a munkatársak környezettudatosságának növelése, a zöld csapat kialakítása” – magyarázza Balogh Eszter.
A program során szinte újjászületik az iroda, hiszen az újítás természete közösségi tevékenységen alapuló irodazöldítésből, valamint az irodai munkavégzés környezet- és emberbarát szempontok szerinti átalakításából fakad. Mindezek a folyamatok ráadásul sohasem érnek véget, hiszen mindig adódnak új célok. „Emellett további alapelveket is be kell tartani, amelyek a munkatársak komfortérzetét növelik: környezeti kötelezettségvállalás és politika megalkotása, a folyamatok figyelemmel kísérése és mérése, majd új célok, programok kialakítása. A zöld iroda menedzser irányításával nemcsak az alapvetőnek számító szelektív hulladékgyűjtés, az energiatakarékosság vagy az újrahasznosított papír használata jelenti majd az eredményeket, hanem befolyásunk alá vonhatunk olyan területeket is, mint például az irodai beszerzés, az IT eszközök használata, a biztonságos és ergonomikus munkakörnyezet, a rendszeres takarítás, az étkezés, a rendezvények és a tárgyalások, vagy az irodához kapcsolódó ingázás és az üzleti utak is” – összegez Balogh Eszter.
+++
Az Ingatlan évkönyv 2014/2015 tartalmazza a működő ingatlanok és a főbb szakmai szolgáltató cégek listáit; valamint releváns cikkek, interjúk, elemzések tükrében foglalja össze az iroda, raktár és kiskereskedelmi ingatlanpiac lényeges tendenciáit.
