A járvány mindannyiunkat meglepett. Az otthonaink irodává, edzőteremmé, és iskolákká változtak. Ami korábban lehetetlennek tűnt, mostanra valósággá vált. Azok a vállalatok, ahol korábban is rugalmasabban kezelték az irodában töltött időt, illetve ahol adott volt a home office lehetősége könnyebben álltak át a távmunkára. Azonban azoknál a cégeknél, ahol korábban nem ez volt a megszokott, ez az átállás bonyolultabb volt. Olyan kihívásokkal kellett szembenézni, mint a székek hiánya, vagy a nem megfelelő internetkapcsolat. Azonban a kezdeti nehézségek után végül létrejött egy új munkarend.
A hibrid munka a jövő
Ha a jövőbe tekintünk, láthatjuk, hogy az irodai lét változásokat hoz magával. Eddigi tapasztalataink és felméréseink alapján megalkottuk a holnap munkahelyét, a jövő irodáját. A hibrid rendszert vettük alapul, ahol az irodai jelenlét és a távmunka ötvöződik. Az adminisztratív, távolról is végezhető munkákat a dolgozók az otthonaikban – vagy más helyről – tudják elvégezni, míg az irodát a kreatív munkára és a megbeszélésekre lehet használni.
A hibrid modellt követő cégek irodája egy hely a találkozásra, eszmecserékre és az interperszonális kapcsolatok építésére. A hibrid modell nagyon sok lehetőséget rejt, azonban a válaszok a szervezetek működésétől függenek – a szükségleteiktől és a nyitottságuktól. A következő hónapokban és években valószínűleg jelentős bizonytalanság tapasztalható majd mind a munkaadók részéről, mind a munkavállalókban. Ez azt jelenti, hogy rugalmasnak kell lennünk és alkalmazkodnunk kell a változékony környezethez. Az irodahelyiségeknek készen kell állniuk erre.
Nem lehet mindent a számítógép képernyőjén keresztül megoldanunk. Az emberek szociális lények, akiknek szükségük van az interakcióra, és az érzésre, hogy tartoznak valahova. A munka azon aspektusai sokkal inkább felértékelődnek, ahol a személyes kontaktus kerül előtérbe. Az informális találkozások, beszélgetés egy bögre kávé mellett. Azok a projektek, melyek kreativitást, innovatív gondolkodást igényelnek sokkal hatékonyabban működhetnek az irodai térben. A kollégák személyes találkozása, a közös ötletgyűjtés fokozza a kreativitást, az új ötletek megszületését. Ezek a találkozások adják a lelkét a mindennapi munkának.
A munka az, amit csinálsz, nem pedig a hely, ahova mész
Egy olyan szervezetben, amely a hibrid modellt követi, különböző csapatokat találunk mind más és másféle munkastílussal. A munkakörnyezet megtervezésekor fontos figyelembe venni a különböző igényeket. A hibrid irodánk modellje a válasz számos még csak most megjelenő igényre és kihívásra, ötvözve az irodai és a távoli munkát. Az említett kihívásokra válaszolva különféle megoldásokat és elrendezéseket mutatunk be. Természetesen ez nem egy olyan terv, amelyet mindenki tud alkalmazni az adott szervezet működésének elemzése nélkül. Inkább egy inspiráció azokról a lehetőségekről, amelyek akkor állnak rendelkezésünkre, ha az irodateret a felmerülő igényekhez igazítjuk.
A jövő irodája
A jövő irodájába a Welcoming Space egy független iroda recepciós pulttal, tárgyalókkal, külön konyhával és ruhatárral. Így könnyedén elérhető, hogy a látogatók ne férjenek hozzá az iroda operatív részéhez. Ez döntő fontosságú a dolgozók biztonsága és kényelme érdekében, de a cégen belül feldolgozott adatok titkossága szempontjából is.
A vendégekkel való tárgyalásra kialakított területnek rugalmasnak kell lennie. Mozdítható bútorok, összecsukható falak – így állítható be könnyedén az adott helység a találkozó speciális szükségleteihez.
A teret így átalakíthatod, hogy csapatmunkára is alkalmas legyen.
Sok vállalatnál a vezetői irodák legtöbbször üresek, mivel a vezetők órákat töltenek találkozókon és konzultációkon. A hibrid modell feltételezi, hogy minden alkalmazott, köztük a közép és felsővezetők is az adminisztratív feladatokat otthonról végzik. Amikor a vezetők az irodába tartózkodnak, főként azért, hogy találkozzanak kollégáikkal, gyakran a tárgyalókat használják, nem pedig saját irodájukat.
A vezetői iroda megosztása nemcsak a tér felosztása szempontjából lehet hasznos. Egyben egy lehetőséget kínál az eszmecserére, új perspektívák elsajátítására és megkönnyíti a kapcsolattartást a vezetők között.
Workstations – Dolgozz ott, ahol a legjobban érzed magadat!
A nagy, nyitott irodák ideje már a múlté. A jövő irodája modelljében kisebb, nyitott területek találhatóak. A megoldás biztonságosabb és kényelmesebb is a használói számára. Az íróasztal megosztását feltételezve a munkavállalók – akik a hibrid rendszer szerint dolgoznak – nem rendelkeznek saját asztalokkal. Üres íróasztalokat foglalnak el, amelynek helyét az adott napon elvégzendő feladat igényeitől függően választják meg maguknak.
A konyha legnagyobb előnye az informális légkör. Ahhoz, hogy egy hangulatos légkört tudjunk létrehozni, puha kanapékkal és kávézószékekkel érdemes berendezni. Így az emberek boldogan pihennek és megisznak egy csésze kávét kollégáikkal, miközben a kikapcsolódás lehetősége is adott.
A rugalmasság kulcsfontosságú. Válassz mozgatható bútorokat, amelyekkel könnyedén át lehet alakítani a teret és berendezni úgy, hogy passzoljon az éppen használó személy igényeihez. Szeretnél megvitatni egy ad hoc kérdést vagy szánnál egy kis időt arra, hogy egyedül dolgozz? Felejtsd el a korlátozásokat: növeld a csapat kreativitását, ennek köszönhetően innovatív megoldásokkal tudnak előállni és bátran mernek gondolkodni.
A jövő irodájának a központjában elsősorban a kommunikációra áll. A hibrid munkában dolgozó emberek azért jönnek az irodába, hogy találkozzanak a kollégáikkal és közösen dolgozzanak a projektjeiken. Azonban figyelembe kell venni azt is, hogy lesznek kollégák, vagy partnerek, akik online csatlakoznak a megbeszéléshez. A kulcs elem az, hogy számos kisebb szobát hozzunk létre tárgyalásokra vagy ötletelésre, videóhíváshoz alkalmas eszközökkel. A szobáknak rugalmasnak kell lenniük, a bútoroknak pedig könnyűeknek és mozgathatónak, így könnyedén átalakíthatóak a terek az adott értekezlet igényeinek megfelelően.
Ha úgy döntesz, hogy a hibrid munkára váltasz, akkor biztosan felvetődnek benned kérdések, hogy hogyan lehetséges ez. Látogass el a Nowy Styl honlapjára, ahol számos kérdésre választ kaphatsz, és megtekintheted a tanulmányunkat a jövő irodájáról.
