Az utóbbi két évben jelentősen átalakult a szemléletmódunk az irodai munkavégzéssel kapcsolatban, viszont nem mindegy, hogy a munkakörnyezetünk ezeket a változásokat milyen mértékben követi le. Egy iroda kialakítása akkor optimális, ha támogatja a vállalat stratégiai irányait, teret ad a szervezet tagjainak és csoportjainak ahhoz, hogy valódi közösséget alkotva a munkájukat hatékonyan tudják végezni.
Miért növekedett meg a kollaborációs megoldások iránti igény és miért is akarjuk, hogy a kollégák bejárjanak az irodába? Egy jól működő szervezet fő építőelemei, a céges vízió, a technológia és a munkatársak. Ez 3 önálló de egymásra támaszkodó pillér, viszont ha a munkatársak otthon vannak Home Office-ban akkor a közösséget és a céges víziót nehezebb előre mozdítani. A cég „vérkeringése” lelassul és könnyű szem elől téveszteni a hosszútávú célokat, a munkavállalói elköteleződés pedig ezáltal csökken.
Ez esetben a munkáltató mit tud nyújtani, mi a következő lépés a megváltozott helyzet kezelésére? Többek között a kollaborációs lehetőségek segítik előre az adaptációt, amihez eszközök és újragondolt tér kell. Az otthoni munkavégzéssel sok jól ismert irodai probléma megoldódik, ám az elszigetelődést nagy mértékben növeli, ezért fontos olyan formában átalakítani a munkakörenyezetet, hogy az új igényeket ki tudják szolgálni.
A járvány előtt a magyar munkavállalók elkezdtek megismerkedni a tevékenység alapú munkavégzéssel (ABW – acivity based working), ami egyre nagyobb teret hódított főleg a multi vállalatoknál és nagyobb alapterületű irodáknál. Felkészülve a terület hatékonyabb kihasználására ezt a rendszert használva a munkavállaló szabadon megválaszthatja az adott feladat elvégzéséhez legjobban illő teret és eszközöket, legyen szó egy informális megbeszélésről a munkatársakkal az irodai kávézóban vagy egy 3 órás fókuszált tevékenységről egy csendes, hangszigetelt területen.
A térszervezés újragondolása, és hely hiányában multifunkciós terek kialakítása kihívásokat állít mind a cégvezetők, mind a tervezők elé. Milyen hatékony megoldások állnak rendelkezésre? Sok esetben összemosódnak a közösségi terek a funkcionális munkaterekkel, ezért a legegyszerűbb megoldás a multifunkciós kihívásokra az olyan rugalmasan alakítható területek és bútorok biztosítása, ahol a felhasználók saját maguk alakíthatják ki az elrendezést és a funkciók pozícióját. Az ide tartozó akusztikai megoldásokról sem szabad elfeledkezni, mivel általában ezek a funkciók az open office területeken kapnak helyet.
Egyre jellemzőbb, hogy ma már a munkavégzés során vándorlunk az irodában, aminek a hatékony megfejtéséhez nélkülözhetetlen egy alapos tervezési program összeállítása, alaprajzokkal és szervezeti vizsgálatokkal kiegészítve. Mivel az irodát nem a kijelzők köré tervezzük, hanem a munkatársak köré, ezért fontos, hogy támogassa őket a napi szintű munkában és szellemileg se kimerítse, hanem inkább feltöltse őket. A biofilikus környezet egyre népszerűbb, természetközeli és az egészséget promotálja. Ennek a tervezési szempontoknak az az alapja, hogy az épített mesterséges környezet minél jobban ellensúlyozzuk a természetes anyagokkal és sok növénnyel. Egészen odáig terjedően, hogy az emberi szervezet cirkadián ritmusát figyelembe véve az iroda képes lehet szimulálni a természetes napciklust is.
A mindennapos munkafolyamatokat úgy érdemes tervezni, hogy az eszközök és a technológia része legyen egy összetett és integrált irodai ökoszisztémának. A legnagyobb kihívást mégis az jelenti, hogy a legtöbbször vissza kell fejteni az alapokig azt a kérdést, pontosan miért is járunk be az irodába. Ezidáig megtapasztalhattuk, hogy a Home Office működőképes, sőt az emberek igénylik is és nem szeretnének teljes mértékben visszaállni a 2019-es rendszerbe. Ha ismert a céges stratégia, akkor a korábban említett módszerekkel oly módon közelíthetjük meg a jövő munkahelyének kérdéseit, ami időtálló módon ki tudja szolgálni egy agilis szervezet igényeit.
Irodakialakítási szakértő partnerünk a Capstone.
