– Egy ekkora volumenű projekt, több mint kétezer munkatárs költöztetése és az új helyszínen a megújult terek „bejáratása” meglehetősen komplex feladat. Miért döntöttek a költözés mellett, és egyáltalán hogyan kezdődött ez a folyamat?
– A vállalat azért döntött úgy, hogy egy új irodaházba teszi át a szolgáltató központja székhelyét, mert egyszerűen kinőttük a korábbi épületet. Az ExxonMobil folyamatosan növekszik, ezért olyan helyszínt kerestünk, ahol együtt dolgozhatnak a kollégák, és nincsenek elaprózva az egyes szervezeti egységek. Először a tanácsadó partnerünk, a CBRE segítségével vizsgáltuk meg a lehetőségeket, hogy az igényeink és az értékrendük alapján mely helyszínek és ingatlanok jöhetnek számításba, és az alapvető szempontjaink alapján a Pillar tűnt a legmegfelelőbb választásnak.
– Az új helyszínre költözés jegyében szervezetátalakításra is sor került?
– A szervezetátalakítás függetlenül zajlott a költözéstől, hiszen a vállalati stratégia átfogóan meghatározza azt az utat, amelyet be kell járnunk. De természetesen figyelembe vettük a dolgozók igényeit is – többek között hogyan ítélek meg a környezetüket –, amelyeket már alapvetően ismertünk, hiszen a kollégák minden évben kitöltik az ún. work environment survey-t. Emellett fókuszcsoportokat alakítottunk a dolgozókból, hogy összegyűjtsük: milyen dizájnt szeretnének az új székházunkban. Két projektfelelőst delegált a vállalat, egyikünk az irodaház építését és kialakítását koordinálta a fejlesztővel, míg én a dolgozókat képviseltem, az igényeiket építettük be a megvalósítás során kezdve a dizájnelképzelésektől a biztonságon át az egyes funkciókig.
– Milyen változtatásokat szerettek volna a munkatársak az új székházban, hiszen szinte rohamtempóban alakulnak az irodaterek, új zónák jönnek létre a legújabb trendeknek megfelelően?
– A céges stratégia meghatározza, hogy hogyan nézzen ki a jövő irodája, többek között mekkorák legyenek a kollaborációs terek, mennyi fókusz szoba álljon rendelkezésre, de ebbe a koncepcióba flexibilisen tudtuk integrálni a Budapesten dolgozók prioritásait is. Alapvetően a munkatársak nagyobb, szabadabb tereket szerettek volna, ahol jóval nagyobb arányban vannak jelen a kollaborációs zónák. Különböző típusú hubokat különítettünk el, ahol többek között közösségi és egészségügyi szolgáltatások és helyszínek érhetők el. A hatodik emelet például teljesen különbözik a hagyományos irodaterektől, hiszen egy hatalmas közösségi térről beszélhetünk, amely teljesen otthonossá teszi a szolgáltató központot a kollégák számára.
Emellett a minőségi anyaghasználatra és az impozáns színekre is nagy hangsúlyt fektettünk: egyfajta wow faktorra törekedtünk, vagyis ha belépnek a dolgozók az új terekbe, akkor azt érezzék, hogy egy különleges helyszínen járnak. Így például a kollégák igényeinek megfelelően az indusztriális fílinget egyesítettük az organikus elemekkel, miközben nagy hangsúlyt fektettünk a fenntarthatósára mind a felhasznált anyagok tekinteteben, mind pedig a berendezés kiválasztásában.
– Mi a jövő irodája az ExxonMobilnál?
– Mi abban látjuk a jövőt, hogy mindenki úgy válassza meg a környezetét, amely éppen az adott munkájához illeszkedik. Ha például valaki folyamatosan virtuális meetingeken vesz részt, akkor igénybe vehessen egy fókusz szobát, ha pedig csapatmegbeszélést tartanak, akkor kollaborációs térre van szükség, amely alkalmas akár brainstormingra is. A változásmenedzsment részeként az egyik legfontosabb feladat, hogy a kollégáknak bemutassuk az új típusú munkahelyek hatékony használatát. Arra szeretnénk ösztönözni a dolgozókat, hogy spontán és rugalmasan dolgozzanak az egyes irodaterekben az aktuális tevékenységüknek megfelelően, és ne kelljen mindig előre lefoglalni a szobákat, ha éppen szükségük van egy adott területre.
– Milyen technológiai újdonságokat vezettek be az új székházban?
– A konferencia szobák „zoom room”-ként vannak berendezve, amelyek sokféleképpen konfigurálhatóak, így sokkal jobb élményt biztosítanak a beszélgetőpartnereknek. A foglalási rendszerünk is már korábban ki lett dolgozva, azt itt is hasznosítjuk. Általánosságban a technológiai fejlesztés és átállás nálunk már korábban megtörtént, mindenki rendelkezik laptoppal, a dolgozók mobilisak, így zökkenőmentesebben tudják majd használni az új tereket. Természetesen az is probléma lehet, ha túl sok változást akarunk egyszerre bevezetni, ezért mi folyamatosan alakítjuk a munkakultúrát, a változásmenedzsmentünk jelenleg a hatékony térhasználatra fókuszál.
– A pandémia alatt hogyan dolgozott a munkaszervezet, milyen nehézségek adódtak?
– Mivel a technológiai felkészültségünk már adott volt, ezért gyorsan és hatékonyan tudtunk reagálni a koronavírus okozta új helyzetre, zökkenőmentesen zajlott az átállás az otthoni munkavégzésre. Ma a hibrid modell terjed általában a munkahelyeken, a mi meggyőződésünk az, hogy pótolhatatlan előnyei vannak a személyes találkozásnak, együtt dolgozásnak, ötletelésnek. Az elkövetkező időszakban arra törekszünk, hogy hasznosítsuk az otthoni munkavégzés során tapasztalt pozitívumokat és ötvözzük azokat a kollaboráció és az irodai munkavégzés adta lehetőségekkel.
