Egy tudatos vezető az irodát már nemcsak a munkavégzés helyszínének tekinti, hanem a vállalati siker egyik összetevőjének is. Ezért az irodával kapcsolatos mindennapos döntéseket is megalapozottan, adatokkal alátámasztott módon szeretné meghozni. Ez a stratégiai szemlélet egy folyamatos körforgást eredményez („adatgyűjtés–elemzés–tervezés–megvalósítás”), aminek legmegbízhatóbb adatszolgáltatója az irodahasználati elemzés.
Az irodahasználati elemzők például arra a kérdésre keresik a választ, hogy kik, hogyan, miért, mikor, mennyi ideig és milyen tevékenységre használják vagy éppen nem használják az irodaterek különböző részeit; mely irodai funkciókra van kisebb/nagyobb igény; ehhez milyen technikai feltételek adottak. Miután összegyűjtötték ezeket az adatokat, elemzik a költségeket, a műszaki paramétereket, megvizsgálják a szervezetet kulturálisan, szokások és munkakapcsolatok szintjén is. Munkájuk eredményeképpen pedig javaslatot tesznek egy ideális irodai elrendezésre.
Tüneti kezelés helyett valós megoldások
Sosincs szabad tárgyaló? Nem szeretik a kollégák az open officet vagy a shared desket? Nehézkes az együttműködés két csapat között? Kihasználatlanok lettek a vendégfogadó terek?
Sokszor a legegyszerűbb megoldások tűnnek a legkézenfekvőbbnek, miközben a valós okokat valahol máshol kell keresni. Például amikor azt tapasztaljuk, hogy kevés a tárgyaló vagy a munkaasztal, akkor az a leggyorsabb döntés, hogy alakítsunk ki / vegyünk még egyet. Nem biztos azonban, hogy ez a legköltséghatékonyabb megoldás is egyben. Sőt legtöbbször, ha a mélyebbre ásunk a problémában az derül ki, hogy bőven van elég tárgyaló vagy munkaasztal, csak egy kis átszervezést igényel. Rendszeresített irodahasználati elemzéssel tehát hatékonyabbá tesszük a beszerzést is.
Változásokra reagáló iroda
Házépítés vagy lakáskialakítás során is előre végiggondoljuk, hogy hányan és hogyan fogjuk használni az új otthonunkat. Később azonban az élet hoz olyan változásokat (pl.: gyerekek születése), amikor az otthon korábbi funkcióin, berendezésén módosítani szükséges. Hasonlóan a vállalatokat ért környezeti hatások, illetve azok belső változásai is idővel más-más irodai elrendezést igényelhetnek.
Mielőtt azonban falakat bontanánk és drága bútorokat szereznénk be, célszerű szakértői támogatással – még a tervezés és kivitelezés előtt – kielemezni, hogy mit és miképpen lenne célszerű és gazdaságos átalakítani, illetve megtartani a korábbi irodából.
Optimalizált irodahasználat
A pandémia hatására elterjedt hibrid munkavégzés például egy olyan globális változás a cégek életében, ami elgondolkodtatta a vezetőket az irodák jövőbeli (ki)használhatóságáról. Az irodapiaci helyzetjelentésekből mindeközben az látható, hogy hiába egyre megszokottabb a home office, elenyésző mértékben csökkent a vállalatok irodai területigénye. Sok helyen ugyanis új funkciókat – legtöbbször közösségi szerepet – kaptak a felszabadult irodaterek.
Ilyenkor vethető be az irodahasználati elemzésnek az az ága, amikor megfigyelik, mérik az egyes irodaterek kihasználtságát. Azaz hosszabb távú monitorozással – leterheltség vizsgálattal – folyamatos visszajelzést kaphatunk arról, hogy az aktuális irodai elrendezés mennyire optimális, melyek a kevésbé népszerű irodarészek, funkciók, hol túl nagy a zsúfoltság, ennek milyen az időbeli eloszlása.
Új iroda kialakítása, költözés
Új irodák kialakításakor a tervezők eddig is végeztek megrendelői igényfelmérést, de az ő adatgyűjtésük mérnöki szemléletű. Az irodahasználati elemzés pedig sokkal mélyebb és több szempontrendszer alapján készül. Fényt derít az érintett szervezet minden sajátosságára (pl.: munkatevékenységek, munkakapcsolatok, munkavégzési szokások).
Ehhez a fajta vizsgálathoz szükséges szakértelem pedig már nem az építészek hatásköre, sokkal inkább a szervezeti működésben is jártasabb tanácsadóké, elemzőké, akik vezetői interjúkkal, workshopokkal, kérdőívekkel adatokat gyűjtenek a döntéshozóktól, vagy akár a munkavállalók százaitól egyaránt.
A vizsgálatot követően a szakértők cégre szabott irodakialakítási koncepcióra tesznek javaslatot, illetve funkciósémát készítenek. Ez pedig megkönnyíti a tervező munkáját, amikor az új iroda belsőépítészeti terveit készíti majd el.
Az irodahasználati elemzés tehát több szempontból is hasznot hoz a vezetőség számára:
- az irodával kapcsolatos döntésekhez számszerűsíthető adatokkal szolgál
- cégre szabott és költséghatékony irodai munkakörnyezet kialakításában segít
- időt és költséget spórol meg azzal, hogy alaposan előkészíti a tervezési és megvalósítási fázist
- lojalitást és elégedettséget növel azzal, hogy a munkatársakat is bevonja a felmérésbe
- a széleskörű információgyűjtésnek köszönhetően egy szervezeti diagnózist, látképet is nyújt a vállalatról.
Nem csoda, hogy a nemzetközileg gyorsan elterjedt ez a szemlélet, és hogy már a magyarországi piacon is megjelentek az első irodahasználati elemzéssel foglalkozó szolgáltatók.
